Enviaste un brief y recibiste cinco propuestas completamente distintas. Formatos diferentes, precios diferentes, supuestos diferentes sobre en qué consiste el proyecto. Y ahora tienes que elegir una. Este artículo es para ese momento exacto.

La mayoría de los consejos sobre evaluación te dicen que compares los ítems línea por línea. Eso no funciona cuando ninguna de las propuestas usa los mismos ítems. Lo que sí funciona es hacer una ronda corta de preguntas, siempre las mismas, con cada agencia antes de decidir. Las respuestas dejan al descubierto vacíos que las propuestas, de forma intencional o no, estaban diseñadas para ocultar.

Primero: establece una base común para comparar

Antes de preguntar nada, lee cada propuesta y marca los apartados que sean vagos o que directamente falten. Todas las propuestas los tienen. Los vacíos más frecuentes: quién es el propietario del código una vez lanzado el sitio, qué ocurre si el proyecto se sale del alcance pactado, si el "diseño" incluye la versión móvil, y qué significa "soporte" después de que el sitio esté en línea.

Haz una lista con esos vacíos. Esas serán tus preguntas. El objetivo no es atrapar a nadie. Es conseguir que cada agencia se pronuncie sobre los mismos puntos concretos, para que puedas comparar respuestas en lugar de lenguaje de marketing.

Las preguntas que más importan

1. Explícame qué ocurre en las primeras dos semanas después de que firmemos.

Esta pregunta distingue a los estudios con un proceso real de los que van improvisando sobre la marcha. Una buena respuesta incluye cómo estructuran el arranque del proyecto, de qué manera recopilan lo que necesitan de tu parte, y qué verás y aprobarás antes de que empiece la construcción. Una respuesta vaga, algo como "nos alinearemos en los objetivos," es una señal de alerta. Necesitas saber cuál es el primer entregable y cuándo lo verás.

2. ¿Qué no está incluido en esta propuesta y que un proyecto como el nuestro normalmente necesita?

Esta es la pregunta más importante de la lista. Un artículo sobre cómo los medios locales encargan trabajo web señalaba que los clientes suelen descubrir el alcance que falta después de firmar los contratos, no antes. Haz esta pregunta directamente y observa lo que pasa. Una agencia honesta nombrará cosas concretas: migración de contenidos, formación del equipo, configuración de analítica, integraciones con terceros. Una agencia que responda "todo está incluido" o está inflando el precio o te está preparando para cobros adicionales más adelante.

3. ¿Quién va a hacer el trabajo realmente?

Algunos estudios consiguen proyectos y luego los subcontratan íntegramente. Otros tienen equipos internos pero asignan a perfiles junior una vez que el responsable senior cierra el trato. Ninguno de los dos modelos es necesariamente malo, pero mereces saberlo. Pide el nombre y el rol de la persona que construirá tu sitio, y pregunta si es empleada o contratista externa. Luego pregunta si esa persona está disponible para empezar cuando la propuesta dice que arranca el proyecto.

4. ¿Qué necesitan de nuestra parte y cuándo?

Los proyectos en medios pequeños y organizaciones sin fines de lucro se estancan porque el cliente se queda sin capacidad. Una buena agencia habrá pensado en esto y te dirá exactamente qué necesita de tu parte: contenidos, decisiones, ventanas de revisión, acceso a los sistemas existentes, y en qué momentos lo necesita. Si una agencia no puede responder esta pregunta, es que aún no ha planificado el proyecto. Solo lo ha presupuestado.

5. ¿Qué ocurre si el proyecto toma más tiempo del previsto?

Todo proyecto tiene momentos en los que algo tarda más de lo esperado. La pregunta es quién asume ese coste. Algunas agencias cobran modificaciones por cualquier cosa que se salga del documento de alcance original. Otras incluyen margen de maniobra y mantienen el precio salvo que el alcance cambie de verdad. Ninguno de los dos modelos es incorrecto, pero necesitas saber cuál estás contratando. Pide un ejemplo concreto de cómo han gestionado esto con algún cliente anterior.

Después del lanzamiento: la pregunta que la mayoría olvida hacer

6. ¿Cómo es el soporte continuo y cuánto cuesta?

Muchas propuestas incluyen "30 días de soporte post-lanzamiento" y lo dejan ahí. Pregunta qué cubre exactamente. ¿Solo corrección de errores? ¿Actualizaciones de contenido? ¿Formación para tu equipo? ¿Qué pasa el día 31? Para una redacción pequeña o una organización sin fines de lucro, el período justo después del lanzamiento suele ser cuando empiezan las preguntas de verdad. Necesitas saber si tendrás un partner o un ticket cerrado en ese momento.

Cómo usar las respuestas

Envía las mismas preguntas a todas las agencias en la misma semana. Ponles un plazo. La rapidez y el nivel de detalle de las respuestas son en sí mismos información valiosa. Una agencia que tarda diez días en responder un correo con seis preguntas te está mostrando algo sobre cómo se comunicará cuando ya seas su cliente.

Una vez que tengas las respuestas, puntúa a cada agencia en función de lo que más importa a tu organización. Para la mayoría de medios pequeños y organizaciones sin fines de lucro, eso significa claridad sobre el alcance, soporte post-lanzamiento y quién hará el trabajo de verdad. El precio importa, pero importa menos que si el proyecto llegará a donde necesitas que llegue.

La propuesta ganadora no debería ser la que mejor se veía sobre el papel. Debería ser la que aguantó cuando la presionaste.