Du skickade ett brief och fick tillbaka fem helt olika anbud. Olika format, olika priser, olika antaganden om vad projektet ens handlar om. Nu ska du välja ett. Det här inlägget är till för just det ögonblicket.

De flesta råd om utvärdering handlar om att jämföra enskilda poster. Det fungerar inte när inga två anbud använder samma poster. Det som faktiskt fungerar är att ställa en kort, enhetlig uppsättning frågor till varje byrå innan du bestämmer dig. Svaren blottar luckor som anbuden själva var utformade för att dölja, avsiktligt eller inte.

Börja med att normalisera vad du egentligen jämför

Innan du frågar något alls, läs igenom varje anbud och markera de avsnitt som är vaga eller saknas helt. Alla anbud har sådana. Vanliga luckor: vem äger koden efter lansering, vad händer om projektet spräcker scopet, om "design" inkluderar mobil, och vad "support" innebär efter att sajten är live.

Gör en lista på dessa luckor. De blir dina frågor. Målet är inte att avslöja någon. Det är att få varje byrå att svara på samma specifika saker, så att du jämför svar i stället för marknadsföringsspråk.

De viktigaste frågorna

1. Berätta vad som händer under de två första veckorna efter att vi skriver på.

Den här frågan skiljer studios med en verklig process från studios som improviserar längs vägen. Ett bra svar inkluderar en tydlig uppstartsstruktur, hur de samlar in det de behöver från dig, och vad du kommer att se och godkänna innan något byggs. Ett vagt svar, något i stil med "vi kommer att enas om målen," är ett varningstecken. Du vill veta vad den första leveransen är och när du får se den.

2. Vad ingår inte i det här anbudet som ett projekt som vårt typiskt behöver?

Det här är listans viktigaste fråga. En artikel om hur lokala nyhetsredaktioner beställer webbarbete pekade på att köpare ofta upptäcker saknat scope efter att kontrakt är påskrivna, inte innan. Ställ den här frågan direkt och se vad som händer. En ärlig byrå nämner konkreta saker: innehållsmigrering, utbildning av personal, konfiguration av analyser, tredjepartsintegrationer. En byrå som säger "allt ingår" antingen lägger på priset eller ställer in dig på tilläggsbeställningar.

3. Vem kommer faktiskt att utföra arbetet?

En del studios säljer uppdrag och lägger ut hela jobbet på underleverantörer. Andra har interna team men bemanning projekten med juniora personer så snart den seniora säljaren stängt affären. Inget av detta är automatiskt fel, men du förtjänar att veta. Be om namn och roll på den person som ska bygga din sajt, och fråga om den personen är anställd eller konsult. Fråga sedan om den personen finns tillgänglig att starta när anbudet säger att projektet börjar.

4. Vad behöver ni från oss, och när?

Projekt hos små medieorganisationer och ideella organisationer stannar upp för att klientsidan blir upptagen. En bra byrå har tänkt igenom det här och kan berätta exakt vad de behöver från dig: innehåll, beslut, feedbackfönster, tillgång till befintliga system, och när de behöver det. Om en byrå inte kan svara på den här frågan har de inte planerat projektet än. De har bara prissatt det.

5. Vad händer om det här tar längre tid än vad som är scopat?

Alla projekt har stunder där något tar längre tid än väntat. Frågan är vem som absorberar det. En del byråer tar ut tilläggsbeställningar för allt utanför det ursprungliga scopedokumentet. Andra bygger in buffert och håller priset stabilt om inte scopet verkligen förändras. Ingen modell är fel, men du behöver veta vilken du köper. Be om ett konkret exempel på hur de hanterat det här med en tidigare kund.

Efter lansering: frågan de flesta köpare glömmer

6. Hur ser löpande support ut, och vad kostar det?

Många anbud inkluderar "30 dagars support efter lansering" och lämnar det därhän. Fråga vad det faktiskt täcker. Enbart buggfixar? Innehållsuppdateringar? Utbildning för ditt team? Vad händer dag 31? För en liten nyhetsredaktion eller ideell organisation är perioden precis efter lansering ofta när de verkliga frågorna börjar dyka upp. Du behöver veta om du kommer att ha en partner eller ett stängt ärende vid det laget.

Hur du använder svaren

Skicka samma frågor till varje byrå under samma vecka. Sätt en deadline. Hastigheten och precisionen i svaren är i sig värdefull information. En byrå som tar tio dagar på sig att svara på ett mejl med sex frågor visar dig något om hur de kommer att kommunicera när du väl är kund.

När du har svaren, betygsätt varje byrå utifrån de frågor som betyder mest för din organisation. För de flesta små utgivare och ideella organisationer handlar det om tydlighet kring scope, support efter lansering, och vem som faktiskt utför arbetet. Priset spelar roll, men det spelar mindre roll än om projektet faktiskt kommer att landa där du behöver det.

Det anbud som vinner bör inte vara det som såg bäst ut på pappret. Det bör vara det som höll ihop när du pressade på det.