Você enviou um briefing e recebeu cinco propostas completamente diferentes. Formatos distintos, preços distintos, e até interpretações distintas sobre o que o projeto realmente é. Agora você precisa escolher uma. Este texto foi escrito para esse momento exato.

A maioria dos conselhos sobre avaliação de propostas recomenda comparar itens linha a linha. Isso não funciona quando nenhuma das duas propostas usa os mesmos itens. O que realmente funciona é fazer uma rodada curta e consistente de perguntas para cada agência antes de decidir. As respostas expõem lacunas que as próprias propostas foram elaboradas, intencionalmente ou não, para esconder.

Primeiro: entenda o que você está realmente comparando

Antes de perguntar qualquer coisa, leia todas as propostas e sinalize as seções que são vagas ou que estão faltando. Toda proposta tem essas lacunas. As mais comuns são: quem fica com o código após o lançamento, o que acontece se o projeto ultrapassar o escopo, se o "design" inclui a versão mobile, e o que significa "suporte" depois que o site entrar no ar.

Faça uma lista dessas lacunas. Elas se tornam suas perguntas. O objetivo não é pegar ninguém em contradição, mas sim obter de cada agência uma resposta formal sobre os mesmos pontos específicos, para que você compare respostas em vez de linguagem de marketing.

As perguntas que mais importam

1. Me explique o que acontece nas primeiras duas semanas após a assinatura do contrato.

Essa pergunta separa os estúdios com um processo real daqueles que vão descobrindo o caminho à medida que andam. Uma boa resposta inclui a estrutura do kickoff, como a agência coleta o que precisa de você, e o que você verá e aprovará antes de qualquer desenvolvimento começar. Uma resposta vaga, algo como "vamos alinhar os objetivos", é um sinal de alerta. Você precisa saber qual é a primeira entrega e quando ela acontece.

2. O que não está incluído nesta proposta e que um projeto como o nosso normalmente exige?

Essa é a pergunta mais importante da lista. Um artigo sobre como redações locais contratam projetos web destacou que os clientes costumam descobrir lacunas no escopo depois que os contratos são assinados, e não antes. Faça essa pergunta diretamente e observe a reação. Uma agência honesta vai citar coisas concretas: migração de conteúdo, treinamento da equipe, configuração de analytics, integrações com terceiros. Uma agência que diz "tudo está incluído" ou está inflando o preço ou preparando o terreno para cobranças extras no futuro.

3. Quem vai executar o trabalho de fato?

Alguns estúdios vendem o projeto e terceirizam tudo. Outros têm equipes internas, mas escalam os projetos com profissionais júnior assim que o líder sênior fecha o contrato. Nenhum dos dois modelos é automaticamente errado, mas você merece saber. Peça o nome e a função da pessoa que vai construir o seu site, e pergunte se essa pessoa é funcionária ou prestadora de serviço. Depois, pergunte se ela está disponível para começar na data que a proposta indica.

4. O que vocês precisam de nós, e quando?

Projetos em pequenas organizações de mídia e ONGs travam porque o lado do cliente fica sobrecarregado. Uma boa agência já pensou nisso e vai te dizer exatamente o que precisa de você: conteúdo, decisões, janelas de feedback, acesso a sistemas existentes, e quando cada um desses elementos é necessário. Se a agência não consegue responder a essa pergunta, é porque ainda não planejou o projeto. Apenas precificou.

5. O que acontece se o projeto demorar mais do que o previsto?

Todo projeto tem momentos em que algo leva mais tempo do que o esperado. A questão é quem absorve esse custo. Algumas agências cobram por alterações para qualquer coisa fora do documento de escopo original. Outras constroem uma margem de segurança e mantêm o preço fixo, a menos que o escopo mude de forma genuína. Nenhum modelo é errado, mas você precisa saber qual está contratando. Peça um exemplo concreto de como a agência lidou com essa situação com um cliente anterior.

Após o lançamento: a pergunta que a maioria esquece

6. Como funciona o suporte contínuo e qual é o custo?

Muitas propostas incluem "30 dias de suporte pós-lançamento" e param por aí. Pergunte o que isso cobre na prática. Apenas correção de bugs? Atualização de conteúdo? Treinamento para a sua equipe? O que acontece no 31º dia? Para uma pequena redação ou ONG, o período logo após o lançamento é geralmente quando as dúvidas reais começam a surgir. Você precisa saber se terá um parceiro disponível ou um chamado encerrado nesse momento.

Como usar as respostas

Envie as mesmas perguntas para todas as agências na mesma semana. Defina um prazo. A velocidade e a especificidade das respostas já são dados úteis por si só. Uma agência que leva dez dias para responder um e-mail com seis perguntas está mostrando como vai se comunicar quando você for cliente.

Com as respostas em mãos, avalie cada agência com base nas perguntas mais relevantes para a sua organização. Para a maioria dos pequenos veículos e ONGs, isso significa clareza sobre o escopo, suporte pós-lançamento e quem realmente executará o trabalho. O preço importa, mas importa menos do que saber se o projeto vai chegar onde você precisa.

A proposta vencedora não deve ser a que pareceu melhor no papel. Deve ser a que resistiu quando você a pressionou.