Sie haben eine Anfrage verschickt und fünf völlig unterschiedliche Angebote erhalten. Verschiedene Formate, verschiedene Preise, verschiedene Vorstellungen davon, was das Projekt überhaupt beinhaltet. Jetzt müssen Sie sich entscheiden. Dieser Beitrag ist genau für diesen Moment.

Die meisten Ratschläge zur Angebotsbewertung empfehlen, einzelne Posten zu vergleichen. Das funktioniert nicht, wenn keine zwei Angebote dieselben Posten verwenden. Was wirklich hilft: eine kurze, einheitliche Fragerunde mit jeder Agentur, bevor Sie sich entscheiden. Die Antworten decken Lücken auf, die die Angebote selbst, ob bewusst oder nicht, verborgen halten.

Zunächst: Vergleichbarkeit herstellen

Bevor Sie irgendetwas fragen, lesen Sie jedes Angebot durch und markieren Sie die Abschnitte, die vage oder gar nicht vorhanden sind. Solche Stellen gibt es in jedem Angebot. Typische Lücken: Wer besitzt den Code nach dem Launch, was passiert bei einer Überschreitung des Umfangs, ob "Design" auch die mobile Ansicht umfasst, und was "Support" nach dem Go-live bedeutet.

Notieren Sie diese Lücken. Sie werden zu Ihren Fragen. Das Ziel ist nicht, jemanden zu überführen. Es geht darum, jede Agentur verbindlich zu denselben konkreten Punkten zu befragen, sodass Sie Antworten vergleichen und nicht Marketingsprache.

Die wichtigsten Fragen

1. Beschreiben Sie, was in den ersten zwei Wochen nach der Auftragserteilung passiert.

Diese Frage trennt Studios mit einem echten Prozess von Studios, die sich alles unterwegs ausdenken. Eine gute Antwort umfasst eine Kickoff-Struktur, wie die Agentur die nötigen Informationen von Ihnen einholt und was Sie sehen und freigeben, bevor mit dem Aufbau begonnen wird. Eine vage Antwort, etwa "wir werden uns auf die Ziele einigen", ist ein Warnsignal. Sie möchten wissen, was das erste Lieferobjekt ist und wann Sie es zu sehen bekommen.

2. Was ist in diesem Angebot nicht enthalten, das ein Projekt wie unseres typischerweise braucht?

Das ist die wichtigste Frage auf dieser Liste. Ein Beitrag darüber, wie lokale Redaktionen Webprojekte beauftragen, brachte es auf den Punkt: Auftraggeber entdecken fehlende Leistungen häufig erst nach Vertragsabschluss, nicht davor. Stellen Sie diese Frage direkt und beobachten Sie die Reaktion. Eine ehrliche Agentur wird konkrete Dinge nennen: Content-Migration, Schulungen, Analytics-Konfiguration, Drittanbieter-Integrationen. Eine Agentur, die sagt "alles ist enthalten", kalkuliert entweder großzügig oder bereitet Sie auf Nachtragsangebote vor.

3. Wer wird die Arbeit tatsächlich ausführen?

Manche Studios akquirieren Aufträge und vergeben die gesamte Arbeit an Subunternehmer. Andere haben interne Teams, besetzen Projekte aber mit Junioren, sobald die erfahrene Führungskraft den Auftrag gesichert hat. Beides ist nicht automatisch falsch, aber Sie haben ein Recht darauf, es zu wissen. Fragen Sie nach dem Namen und der Rolle der Person, die Ihre Website baut, und fragen Sie, ob diese Person angestellt oder freiberuflich tätig ist. Fragen Sie außerdem, ob diese Person zum Projektstart laut Angebot tatsächlich verfügbar ist.

4. Was benötigen Sie von uns, und wann?

Projekte bei kleinen Medienorganisationen und gemeinnützigen Organisationen stocken, weil die Kundenseite in den Alltag versunken ist. Eine gute Agentur hat darüber nachgedacht und kann Ihnen genau sagen, was sie von Ihnen benötigt: Inhalte, Entscheidungen, Feedbackfenster, Zugang zu bestehenden Systemen und zu welchem Zeitpunkt. Kann eine Agentur diese Frage nicht beantworten, hat sie das Projekt noch nicht geplant. Sie hat es lediglich kalkuliert.

5. Was passiert, wenn das Projekt länger dauert als geplant?

In jedem Projekt gibt es Momente, in denen etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet. Die Frage ist, wer das auffängt. Manche Agenturen stellen für alles außerhalb des ursprünglichen Leistungsverzeichnisses Nachtragsangebote aus. Andere bauen Puffer ein und halten den Preis, solange sich der Umfang nicht wirklich ändert. Kein Modell ist von vornherein falsch, aber Sie müssen wissen, welches Sie buchen. Fragen Sie nach einem konkreten Beispiel, wie die Agentur das bei einem früheren Kunden gehandhabt hat.

Nach dem Launch: die Frage, die die meisten vergessen

6. Wie sieht der laufende Support aus, und was kostet er?

Viele Angebote enthalten "30 Tage Post-Launch-Support" und belassen es dabei. Fragen Sie, was das konkret abdeckt. Nur Fehlerbehebungen? Inhaltliche Aktualisierungen? Schulungen für Ihr Team? Was passiert ab Tag 31? Für eine kleine Redaktion oder gemeinnützige Organisation ist die Phase direkt nach dem Launch häufig die Zeit, in der die eigentlichen Fragen entstehen. Sie müssen wissen, ob Sie dann einen Partner haben oder nur eine geschlossene Supportanfrage.

Wie Sie mit den Antworten umgehen

Schicken Sie dieselben Fragen in derselben Woche an alle Agenturen. Setzen Sie eine Frist. Die Geschwindigkeit und Präzision der Antworten sind selbst aussagekräftig. Eine Agentur, die zehn Tage braucht, um eine E-Mail mit sechs Fragen zu beantworten, zeigt Ihnen damit, wie die Kommunikation als Kunde aussehen wird.

Sobald Sie die Antworten haben, bewerten Sie jede Agentur anhand der Fragen, die für Ihre Organisation am wichtigsten sind. Für die meisten kleinen Verlage und gemeinnützigen Organisationen sind das: Klarheit über den Leistungsumfang, Support nach dem Launch und wer die Arbeit tatsächlich übernimmt. Der Preis spielt eine Rolle, aber er ist weniger entscheidend als die Frage, ob das Projekt wirklich dort ankommt, wo Sie es brauchen.

Das Angebot, das den Zuschlag bekommt, sollte nicht das sein, das auf dem Papier am besten aussah. Es sollte das sein, das standhielt, als Sie es auf die Probe stellten.